SMARTID – Reformasi birokrasi merupakan salah satu upaya untuk menjadikan Aparatur Sipil Negara (ASN) yang lebih profesional, efektif, efisien, dan akuntabel.
Dalam rangka mewujudkan hal tersebut, diperlukan sebuah peta proses bisnis yang mampu menggambarkan proses bisnis yang dilakukan oleh organisasi dalam mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi.
Analis Kebijakan Madya Kemenpanrb Dr. Ngalimun, S.sos., M.M. mengatakan bahwa selama ini efektivitas dan efisiensi birokrasi publik di Indonesia masih sangat rendah.
Efektivitas dan efisiensi yang rendah tersebut salah satunya disebabkan oleh adanya probis yang berbelit-belit sehingga diperlukan penataan proses bisnis yang baik.
“Ada perubahan terkait hal tata laksana yang terdapat dalam Permenpan No.25/2020 dimana dari sisi efektivitas dan efisiensi birokrasi publik di Indonesia, Probis berbelit-belit maka diperlukan penataan proses bisnis yang baik,”jelasnya.
Untuk itu, pemerintah telah menerbitkan Peraturan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan RB) No.19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah.
Berdasarkan peraturan tersebut, Peta Proses Bisnis adalah diagram yang menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilai tambah bagi pemangku kepentingan.
Adapun tujuan dari penyusunan peta Probis adalah:
- Agar setiap instansi pemerintah mampu melaksanakan tugas dan fungsi secara efektif dan efisien.
- Memudahkan komunikasi baik kepada pihak internal maupun eksternal mengenai proses bisnis yang dilakukan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan.
- Agar instansi pemerintah terkait memiliki aset pengetahuan yang mengintegrasikan dan mendokumentasikan secara rinci mengenai proses bisnis yang dilakukan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan. Aset pengetahuan ini menjadi dasar pengambilan keputusan strategis terkait pengembangan organisasi dan sumber daya manusia, serta penilaian kinerja.
Sedangkan manfaat dari penyusunan peta Probis yaitu:
- Mempermudah dalam melihat potensi masalah yang ada di dalam pelaksanaan suatu proses sehingga solusi penyempurnaan proses lebih terarah.
- Memiliki standar pelaksanaan pekerjaan sehingga memudahkan instansi dalam mengendalikan dan mempertahankan kualitas pelaksanaan pekerjaan.
Selanjutnya, dalam penyusunan sebuah peta Proses Bisnis (Probis) harus memenuhi beberapa prinsip, antara lain:
- Definitif
Dalam sebuah peta Probis harus memiliki sebuah batasan, masukan serta keluaran yang jelas karena Peta probis bukan hanya sebagai dokumen pelengkap.
- Urutan
Peta probis harus terdiri atas aktivitas yang berurutan sesuai waktu dan ruang.
- Pelanggan
Pelanggan akhir menerima hasil dari proses lintas unit organisasi.
- Nilai Tambah
Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.
- Konsesus Subyektif
Disepakati oleh seluruh organisasi yang ada dalam ruang lingkup instansi.
- Sederhana Representatif
Mewakili seluruh aktivitas organisasi tanpa terkecuali dan digambarkan secara sederhana.
- Fungsi Silang
Suatu proses mencakup hasil kerja sama beberapa fungsi dalam satu organisasi.
- Keterkaitan
Suatu proses tidak dapat berdiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.
Dalam Permenpan RB No.19 Tahun 2018 tersebut juga dijelaskan mengenai 4 tahapan dalam penyusunan peta Proses Bisnis (Probis), berikut penjelasannya:
- Tahap Persiapan dan Perencanaan
Langkah awal penyusunan peta proses bisnis yaitu melakukan inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi, tujuan dan sasaran instansi pemerintah sehingga dapat diketahui aktivitasaktivitas (proses kerja) yang ada dalam instansi pemerintah tersebut.
- Tahap Pengembangan
Dalam tahap ini akan dilakukan penyusunan peta proses bisnis organisasi atau business process mapping.
- Tahap Penerapan/ Implementasi
Penerapan peta proses bisnis dikendalikan oleh unit organisasi yang secara fungsional membidangi tatalaksana.
- Tahap Pemantauan dan Evaluasi
Pemantauan dan evaluasi peta proses bisnis dilaksanakan oleh unit organisasi yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang ketatalaksanaan paling sedikit satu tahun sekali.
Selanjutnya, dalam sebuah penyusunan peta proses bisnis, terdapat 3 asas penting yang harus diperhatikan, yaitu:
- Pengelompokan dilakukan berdasarkan fungsi bukan berdasarkan unit kerja/struktur.
- Pengelompokan fungsi organisasi merupakan kesepakatan cara pandang terhadap seluruh program dan kegiatan yang dilakukan Instansi Pemerintah.
- Semakin sederhana pengelompokan fungsi organisasi semakin baik. ***
