Malang, Indonesia | +628113665066 | contact@smartid.co.id
SMARTID – Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2023, Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Tata naskah dinas dalam organisasi atau lembaga pemerintahan sangat penting untuk dipahami, karena perannya yang sangat penting terutama dalam menjaga efisiensi, keteraturan, dan keprofesionalan dalam komunikasi dan administrasi.
Perlu diketahui bahwa penerapan tata naskah dinas yang efektif dan efisien tidak hanya menguntungkan dalam jangka pendek, tetapi juga membantu dalam pembangunan manajemen pengetahuan jangka panjang pada lembaga atau instansi yang bersangkutan.
Berikut adalah jenis-jenis dari naskah dinas:
1. Naskah Dinas Arahan
Naskah Dinas Arahan merupakan jenis naskah dinas yang digunakan untuk memberikan arahan atau petunjuk kepada pihak-pihak tertentu di dalam suatu instansi. Adapun Naskah Dinas Arahan terdiri dari Naskah Dinas Pengaturan dan Naskah Dinas Penetapan.
2. Naskah Dinas Korespondensi
Naskah Dinas Korespondensi adalah sebuah dokumen resmi yang digunakan untuk berkomunikasi antara instansi pemerintah atau perusahaan dengan pihak lainnya, baik itu instansi lain, perusahaan, maupun individu. Naskah Dinas Korespondensi dibagi menjadi dua yaitu Korespondensi Internal dan Korespondensi Eksternal.
3. Naskah Dinas Khusus
Naskah Dinas Khusus adalah jenis naskah dinas yang digunakan untuk keperluan tertentu yang memerlukan penanganan atau perlakuan istimewa.Naskah dinas khusus dapat berupa surat resmi yang ditujukan kepada pihak-pihak tertentu dalam rangka penyelesaian masalah atau kepentingan khusus, seperti permohonan izin khusus, permintaan kerjasama dalam proyek tertentu atau komunikasi yang membutuhkan kerahasiaan tingkat tinggi.
Selanjutnya yaitu terkait dengan pembuatan naskah dinas bisa dilakukan menggunakan dua media utama yaitu rekam kertas dan rekam elektronik. Sebagai informasi bahwa rekam kertas dibuat dengan menggunakan kertas dan tinta yang sesuai dengan standar, sementara rekam elektronik bisa dilakukan melalui aplikasi khusus atau pengolah kata.
Selanjutnya kita perlu memperhatikan unsur-unsur yang harus ada dalam naskah dinas.
a. Kop naskah dinas, yang mencakup informasi tentang jabatan pejabat yang bersangkutan. Kop ini penting untuk membedakan antara naskah dinas jabatan Walikota / dan naskah dinas perangkat daerah.
b. Penomoran naskah sesuai dengan aturan yang berlaku. Hal Ini penting dilakukan untuk mengatur urutan dan pengarsipan naskah.
c. Penggunaan kertas dan tinta yang harus sesuai dengan standar yang ditetapkan. Kertas yang digunakan harus jenis “Houtvrij Schrijfpapier” dengan gramatur minimal 70 gram/m2, sedangkan tinta harus berkualitasagar tidak luntur.
d. Spasi, jenis huruf dan ukuran huruf juga harus diperhatikan agar naskah dinas terlihat rapi dan mudah dibaca. Penggunaan kata penyambung juga harus sesuai aturan.
e. Unsur terakhir adalah penandatanganan dan pembubuhan stempel.Tanda tangan basah digunakan untuk naskah dinas dengan rekam kertas sementara tanda tangan elektronik digunakan untuk rekam elektronik. Jangan lupa untuk memasukkan tembusan yang diperlukan serta menggunakan stempel dan amplop yang sesuai dengan standar yang berlaku. ***
